Trazabilidad en las operaciones virtuales

Te compartimos información importante relacionada con la trazabilidad de las operaciones virtuales, conforme a lo establecido en el artículo 112 de la Ley Aduanera, así como del procedimiento para llevarlas a cabo respecto a la regla 4.3.21 de las reglas generales de comercio exterior.

La autoridad nos indica que es necesario ampararlas con los siguientes elementos de forma obligatoria:

a) Que las transferencias estén incluidas en el control de inventarios del Anexo 24, según corresponda.

b) Que se puedan comprobar en todo momento:

• Traslado físico de las mercancías: La regla establece la necesidad de respaldar el traslado mediante documentos como pagos del medio de transporte, gastos en que se incurrió, documentos de traslado, registros de salida física de la mercancía, documento de entrega al destinatario, entre otros.
• Proceso productivo: La empresa debe contar con algún proceso de elaboración, transformación o reparación antes de la transferencia, en su caso.
• Facturación: La regla 4.3.21 Fracción I inciso a) párrafo 5 establece que el exportador debe emitir un CFDI incorporando el complemento de las “Leyendas fiscales”, así como el número de programas IMMEX que se trate, eximiendo, además, la obligación de presentarlo durante la transferencia de la mercancía y su declaración en el pedimento a través del acuse de valor. Aunado a ello, tenemos la propia regla 5.2.6 que requiere, adicionalmente, señalar el número de programas o autorización de la empresa que recibe las mercancías.

Lo anterior es aplicable tanto para importadores como exportadores que realicen operaciones virtuales, ya que es necesario establecer a través de documentos comprobatorios la trazabilidad correspondiente. A pesar de que la mercancía no requiere ser presentada físicamente en aduanas autorizadas, la colaboración interna de equipos en almacén, finanzas, compras, ventas, comercio exterior y logística es crucial.

Para lograrlo es necesario establecer políticas internas para definir las responsabilidades y en su caso integrar al expediente dichos documentos, tomando en cuenta los momentos clave para el traslado de los bienes a través de operaciones virtuales, consideramos que los documentos que amparan la trazabilidad se encuentran desglosados de la siguiente manera:

Ingreso a almacén de mercancía

• Hojas de recepción interna
• Firma y fecha del encargado sobre la factura que avale el ingreso
• Otros documentos internos que comprueben el ingreso

Egreso de mercancía

• Hojas de salida internas
• Firma y fecha del encargado sobre la factura que avale el egreso
• Otros documentos internos que comprueben el egreso

Transporte (traslado físico de las mercancías)

• Medios propios
• Medios contratados: Adjuntas CFDI y comprobante del servicio de transporte.
• Medios de transporte de la contraparte: Adjuntar orden de compra o en su defecto tener disponible el contrato donde se avalen las condiciones de entrega.

• Operaciones de compraventa: Pago de las mercancías, contratos, órdenes de compra.
• Préstamos, traslados gratuitos o a consignación, maquila o sub maquila: Contratos que avalen, documentos que avalen los motivos de traslado.

No podemos pasar por alto la importancia de establecer políticas externas que fomenten la colaboración con proveedores, clientes, agentes aduanales, transportistas y agentes de carga. Su contribución al proporcionar pruebas y documentos necesarios será fundamental.

Para facilitar este proceso y garantizar el cumplimiento normativo, en TRC Group ofrecemos servicios especializados en el establecimiento de políticas internas y auditorías internas. Estos servicios buscan fortalecer la gestión interna, asegurando la coherencia y legalidad de las operaciones virtuales.

Quedamos a tu disposición para cualquier consulta.,